Politique vélo en entreprise
Un programme de leasing réussi ne commence pas par le choix d’un vélo.
Mettre en place un leasing vélo dans une entreprise ne consiste pas simplement à choisir une société de leasing et à envoyer un e-mail aux collaborateurs.
Pour que le projet fonctionne, il faut définir des règles compréhensibles, anticiper les situations particulières et construire un parcours simple pour le salarié comme pour les RH.
C’est précisément le rôle d’une politique vélo en entreprise.
Définition
Que doit contenir une politique vélo ?
Le règlement vélo définit le cadre dans lequel les collaborateurs peuvent accéder à un vélo de société ou à un leasing.
Éligibilité
Qui peut participer et à partir de quand ?
Budget
Quelle enveloppe peut être consacrée au vélo ?
Vélos autorisés
Quelles catégories et quels accessoires sont acceptés ?
Procédure
Comment passer de l’intérêt initial à la livraison du vélo ?
Commencez par les besoins réels de vos collaborateurs
Avant de fixer un budget, demandez-vous d’abord qui pourrait réellement venir travailler à vélo.
Un questionnaire interne très simple peut déjà révéler les principaux besoins et obstacles.
Définissez clairement qui peut bénéficier du leasing vélo
Chaque collaborateur doit pouvoir savoir rapidement s’il est éligible ou non.
Les critères peuvent notamment dépendre de l’ancienneté, du contrat, du système de rémunération ou des règles sectorielles applicables.
Évitez les critères flous ou décidés au cas par cas. Ils créent rapidement des incompréhensions et augmentent la charge du service RH.
Ne fixez pas le budget avant d’avoir regardé les vélos
Un plafond arbitraire peut sembler simple administrativement, mais il peut rendre le programme beaucoup moins pertinent.
Un vélo urbain, un vélo électrique, un speed pedelec, un cargo ou un VTT électrique ne répondent pas aux mêmes besoins ni aux mêmes niveaux de budget.
Regardez plutôt le coût complet du leasing : vélo, entretien, assurance, assistance et accessoires éventuels.
Conseil 4
Prévoyez les problèmes avant qu’ils n’arrivent
Les situations les plus importantes à prévoir sont souvent celles dont personne n’a envie de parler au moment du lancement.
Pourtant, c’est précisément leur anticipation qui évite les conflits et les décisions improvisées.
Votre règlement doit prévoir :
- le départ du collaborateur ;
- le passage à temps partiel ;
- une absence longue durée ;
- le vol du vélo ;
- les dommages importants ;
- une modification du budget disponible ;
- la fin du contrat ;
- les possibilités éventuelles de rachat.
Faites tenir le parcours du collaborateur sur une page
Un salarié intéressé ne devrait pas devoir lire un règlement de quinze pages avant de comprendre comment commencer.
01
Je vérifie mon droit
Je confirme que je suis éligible.
02
Je connais mon budget
Je récupère mon enveloppe disponible.
03
Je choisis mon vélo
Je compare et j’essaie les modèles.
04
Je demande une offre
Le vélociste prépare le projet.
05
L’entreprise valide
Les RH vérifient le dossier.
06
Le leasing confirme
Le partenaire traite la demande.
07
Le vélo est préparé
Il est réglé avant livraison.
08
Je roule
Le suivi peut commencer.
Choisissez le partenaire de leasing sur le service, pas uniquement sur le prix
Deux offres peuvent sembler proches si vous regardez seulement le montant mensuel.
L’expérience réelle pendant plusieurs années peut pourtant être très différente.
N’oubliez jamais l’entretien du vélo
Un vélo de société peut être utilisé plusieurs fois par semaine pendant plusieurs années.
Une politique vélo efficace doit donc préciser où l’entretien est réalisé, ce qui est couvert, comment prendre rendez-vous et comment gérer les réparations.
C’est aussi l’un des avantages de travailler avec un vélociste capable d’assurer le suivi après la livraison.
Conseil 8
Rendez le trajet réellement faisable
Proposer un vélo haut de gamme tout en obligeant le salarié à l’attacher dehors à une barrière n’est pas une politique vélo complète.
L’environnement de travail compte presque autant que le financement du vélo.
Les petits équipements qui font la différence
- parking sécurisé et couvert ;
- points d’attache adaptés ;
- place pour les vélos cargo ;
- vestiaires ou douches si nécessaire ;
- espace pour faire sécher les vêtements ;
- pompe et petit matériel de dépannage.
Un levier supplémentaire
Pensez également à l’indemnité vélo
Une politique vélo ne doit pas nécessairement se limiter au leasing.
L’indemnité vélo peut également encourager les collaborateurs à utiliser réellement leur vélo pour les trajets domicile-travail.
Leasing et indemnité sont deux mécanismes différents, et les règles applicables doivent être vérifiées selon le secteur et l’entreprise.
Faites essayer les vélos avant ou pendant le lancement
Un vélo électrique est beaucoup plus facile à comprendre après quelques minutes d’essai qu’après vingt slides PowerPoint.
Certains collaborateurs pensent simplement que leur trajet est trop long ou trop vallonné.
Un essai réel peut complètement changer leur perception.
Testez votre politique avec quelques collaborateurs avant le grand lancement
Avant d’ouvrir le leasing à toute l’entreprise, faites quelques dossiers complets.
Ce pilote permet de vérifier le fonctionnement réel de toute la chaîne.
Bonus
Mesurez ce qui fonctionne après 6 ou 12 mois
Une politique vélo ne doit pas rester figée. Quelques indicateurs simples permettent déjà de l’améliorer.
Demandes
Combien de collaborateurs ont demandé un vélo ?
Types de vélos
Quels modèles sont les plus demandés ?
Questions
Quelles interrogations reviennent régulièrement ?
Frottements
Où se situent les problèmes administratifs ?
Fiscalité & RH
N’oubliez pas de faire valider le montage salarial
La politique vélo peut définir le fonctionnement pratique, mais les aspects salariaux, sociaux et fiscaux doivent être vérifiés séparément.
Selon votre entreprise, votre secteur et votre commission paritaire, certaines règles peuvent différer.
Pour approfondir
- financement via la rémunération ;
- déductibilité des dépenses ;
- vélo de société et fiscalité ;
- indemnité vélo ;
- conditions propres au secteur.
Votre politique vélo est prête ? Il faut maintenant donner envie aux collaborateurs de rouler.
Rem’s Bike Evasion peut accompagner vos collaborateurs dans le choix du vélo, les essais et la préparation des offres.
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Les ressources utiles pour votre programme vélo
Une politique qui fonctionne
Le meilleur règlement vélo est celui que les collaborateurs comprennent et utilisent.
Des règles claires sont indispensables. Mais la réussite du programme dépend aussi de la simplicité du parcours, du choix du vélo et de l’accompagnement proposé.
Rem’s Bike Evasion peut intervenir sur toute la partie vélo : sélection, essais, offres, préparation et suivi après livraison.